Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, όταν οι νόμοι περί απορρήτου δεδομένων και οι κανονισμοί συμμόρφωσης αλλάζουν γρήγορα, η αρχειοθέτηση πληροφοριών για τις επιχειρήσεις έχει γίνει ο κανόνας – βέλτιστη πρακτική για ορισμένους, ρυθμιστική αναγκαιότητα για άλλους.
Ποια είναι όμως τα ψηφιακά κανάλια που πρέπει να διατηρηθούν για συμμόρφωση; Το email πεθαίνει και, αν ναι, ποια είναι η πιο πιθανή αντικατάστασή του; Εάν χρησιμοποιείτε το WhatsApp για να επικοινωνείτε με συναδέλφους και πελάτες, μπορεί η νομική ομάδα σας να ζητήσει την αρχειοθέτησή του; Ποιο είναι το μεγαλύτερο πρόστιμο που έχει επιβληθεί ποτέ για μη συμμόρφωση; Πόσο κοστίζει μια μέση παραβίαση δεδομένων σε μια εταιρεία;
Αυτό το άρθρο θα απαντήσει σε αυτές και σε πολλές άλλες ερωτήσεις χρησιμοποιώντας πρόσφατα δεδομένα από αξιόπιστες εξωτερικές πηγές και πηγές της Jatheon.
Τι είναι η Αρχειοθέτηση Πληροφοριών Επιχειρήσεων;
Αρχειοθέτηση πληροφοριών επιχείρησης (ΕΙΑ) ή Αρχειοθέτηση δεδομένων επιχείρησης είναι μεγάλης κλίμακας αρχειοθέτηση διαφόρων τύπων περιεχομένου ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως email, δημόσια και επαγγελματικά μέσα κοινωνικής δικτύωσης, άμεσα μηνύματα, τηλεφωνικές κλήσεις, γραπτά και φωνητικά μηνύματα.
Τα δεδομένα αρχειοθετούνται χρησιμοποιώντας ισχυρές λύσεις λογισμικού που είναι σε θέση να:
- συλλέγει τα δεδομένα επικοινωνίας από διάφορες πηγές,
- ευρετηριάστε το για να το κάνετε αναζητήσιμο
- παρέχουν μακροπρόθεσμη, ασφαλή αποθήκευση σε μορφή WORM
- αναζήτηση τεράστιου όγκου δεδομένων και
- το εξάγετε αξιόπιστα για λόγους συμμόρφωσης ή νομικής έρευνας.
Η τρέχουσα κατάσταση του email, των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και του κινητού
Σε έναν κόσμο που κυριαρχείται από την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, το email πεθαίνει; Το αντίθετο μάλιστα! Ορίστε η απόδειξη.
Μέχρι το τέλος του 2021, ο αριθμός των χρηστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παγκοσμίως θα ξεπεράσει 4,1 δις. Σύμφωνα με το πρόσφατο του Radicati Email Statistics Report 2020-2024πάνω από το μισό του πληθυσμού χρησιμοποιεί ήδη email το 2020, ενώ ο αριθμός αναμένεται να αυξηθεί στα 4,4 δισεκατομμύρια μέχρι το τέλος του 2024.
Ο συνολικός αριθμός των επαγγελματικών email που ανταλλάσσουμε καθημερινά αυξάνεται επίσης και αναμένεται να φτάσει 320 δισεκατομμύρια το 2021.* Είναι ενδιαφέρον ότι μέχρι Το 75% των κρίσιμων εταιρικών πληροφοριών (συμπεριλαμβανομένων των ευαίσθητων πληροφοριών) περιέχονται στα email που ανταλλάσσουν καθημερινά οι εργαζόμενοι. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο υπάρχουν αυστηροί ομοσπονδιακοί, κρατικοί και βιομηχανικοί κανονισμοί που επιβάλλουν τη διατήρηση των email.
Αλλά τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για τις επιχειρήσεις εξακολουθούν να είναι ισχυρά. Υπάρχουν πάνω 80 εκατ ενεργές επιχειρηματικές σελίδες στο Facebook, οι περισσότερες από τις οποίες είναι μικρές επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν μέσα κοινωνικής δικτύωσης όπως σελίδες Facebook για να πουλήσουν προϊόντα και να επικοινωνήσουν με τους πελάτες. Οι χρηματοοικονομικοί σύμβουλοι είναι μια άλλη ομάδα επιχειρηματικών χρηστών που χρησιμοποιούν εκτενώς τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης – μια πρόσφατη έκθεση ισχυρίζεται ότι Το 79% των οικονομικών συμβούλων αποκτά νέους πελάτες μέσω της επικοινωνίας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
Οι δημόσιες υπηρεσίες, τα κυβερνητικά τμήματα και τα πανεπιστήμια έχουν επίσης επίσημους λογαριασμούς στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τους οποίους απαιτείται να παρακολουθούν και να αρχειοθετούν για συμμόρφωση. Η κυβέρνηση των ΗΠΑ έχει μόνο περισσότερους από 9000 λογαριασμούς στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
Όσον αφορά τους κανονισμούς που επηρεάζουν αυτές τις βιομηχανίες και τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για επίσημη επικοινωνία, μερικοί από τους πιο γνωστούς είναι Κανόνας FINRA 10-06το οποίο αναφέρει ότι οι χρηματοπιστωτικές εταιρείες πρέπει να διατηρήσουν ολόκληρο το περιεχόμενο των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, συμπεριλαμβανομένων των αλληλεπιδράσεων με το κοινό και τυχόν τροποποιήσεων ή διαγραφών. Sarbanes-Oxley ορίζει επίσης ότι όλες οι δημόσιες εταιρείες πρέπει να αποθηκεύουν όλα τα ηλεκτρονικά επιχειρηματικά αρχεία για τουλάχιστον πέντε χρόνια.
Τα μηνύματα μέσω κινητού κερδίζουν επίσης δυναμική. Είναι ενδιαφέρον ότι σχεδόν Το 50% του περιεχομένου που σχετίζεται με την εργασία είναι προσβάσιμο μέσω κινητής συσκευήςενώ Το 80% των email διαβάζονται από κινητά παρά σε επιτραπέζιους υπολογιστές. Το 90% των πελατών αισθάνεται άνετα χρησιμοποιώντας εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων για να μιλήσει σε επιχειρήσεις, ενώ το 25% κάνει κλικ σε συνδέσμους που αποστέλλονται μέσω μηνυμάτων κειμένου (σε σύγκριση με το μέσο ποσοστό κλικ email μόνο 1%).
Οι κίνδυνοι των μη δομημένων δεδομένων για τον οργανισμό σας
Δεδομένου ότι όλες οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία θεωρούνται επιχειρηματικό ρεκόρ ανεξάρτητα από το κανάλι που χρησιμοποιείται, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι οι ρυθμιστικές αρχές εξετάζουν πολλά κανάλια για να αποδείξουν ή να απορρίψουν τη συμμόρφωση.
Όμως, καθώς οι κανονισμοί διατήρησης δεδομένων γίνονται πιο αυστηροί, το ίδιο ισχύει και για τους νόμους περί απορρήτου δεδομένων. Οι οργανισμοί πρέπει τώρα να είναι προσεκτικοί όχι μόνο για τη διατήρηση των επιχειρηματικών επικοινωνιών, αλλά και για το πώς τις διατηρούν.
Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο δεδομένου ότι το μέσο κόστος μιας παραβίασης δεδομένων σε μια εταιρεία εκτιμάται σε 3,8 εκατομμύρια δολάρια.
Ο νόμος περί απορρήτου της ΕΕ, GDPR, αναφέρει το μέγιστο πρόστιμο για μη συμμόρφωση ως 4% του ετήσιου τζίρου ή 20 εκατ. ευρώ, όποιο είναι υψηλότερο. Και από τότε που θεσπίστηκε, υπάρχουν περισσότερα από 430 πρόστιμα που ανέρχονται σε 220 εκατ. ευρώ.
Αυτός ο αριθμός θα ήταν πολύ μεγαλύτερος εάν το ICO δεν είχε αποφασίσει να μειώσει τις αρχικά προτεινόμενες κυρώσεις βρετανικές Αερογραμμές και Marriott International (από 204 εκατ. ευρώ και 110,3 εκατ. ευρώ σε 22 εκατ. ευρώ και 20,5 εκατ. ευρώ, αντίστοιχα) λόγω της επίδρασης της πανδημίας του Covid-19 στον κλάδο της φιλοξενίας και των ταξιδιών.
Στη βιομηχανία υγειονομικής περίθαλψης των Ηνωμένων Πολιτειών, το HIPAA διέπει τον τρόπο με τον οποίο προστατεύονται οι προσωπικές και προστατευμένες πληροφορίες υγείας από ακατάλληλη πρόσβαση, χρήση και κοινή χρήση. Η μέγιστη ποινή για παραβίαση συμμόρφωσης HIPAA είναι τώρα 1,5 εκατομμύρια δολάρια ανά περιστατικό.
Με ενδιαφέρο, Πολλές εταιρείες του Fortune 1000 πληρώνουν πάνω από 30 εκατομμύρια δολάρια για ediscovery ετησίωςαλλά 38% των εταιρειών δεν έχουν χρησιμοποιήσει ακόμα νέες τεχνολογίες ediscovery.
Γιατί να αρχειοθετήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλα μη δομημένα δεδομένα;
Ορίζεται από τη Gartner ως το «επόμενο βήμα στην εξέλιξη της αρχειοθέτησης», η αρχειοθέτηση πληροφοριών επιχείρησης είναι η διαδικασία κατά την οποία αδόμητα δεδομένα – email, συνημμένα, περιεχόμενο μέσων κοινωνικής δικτύωσης, μηνύματα κειμένου και στιγμιαία μηνύματα, τηλεφωνικές κλήσεις και βίντεο – καταγράφονται, ευρετηριάζονται και τοποθετούνται σε μια λύση υλικού ή στο περιβάλλον cloud για να διασφαλιστεί η ασφαλής μακροπρόθεσμη αποθήκευση, η κατάλληλη πρόσβαση και η εύκολη αναζήτηση και ανάκτηση κρίσιμων για την επιχείρηση πληροφοριών.
Σύμφωνα με τον Osterman, οι κύριοι μοχλοί της βιομηχανίας αρχειοθέτησης δεδομένων είναι:
- Συμμόρφωση με τις κανονιστικές υποχρεώσεις
- Η ανάγκη διεξαγωγής ediscovery
- Ισχύει η δυνατότητα υλοποίησης διαφορών
- Η ανάγκη εκφόρτωσης δεδομένων που διατηρούνται σε διακομιστές email
- Η ανάγκη διατήρησης ιστορικού εταιρικών αρχείων
- Η ανάγκη των εργαζομένων να αναζητούν και να ανακτούν παλιά και άστοχα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Η ανάγκη εξαγωγής πληροφοριών και ανάλυσης υπαρχόντων δεδομένων
Συμμόρφωση, Επιχειρηματική Ενόραση και Ψυχική Ειρήνη
Η τεχνολογία αρχειοθέτησης δεδομένων επιχειρήσεων αναφέρεται συχνά ως «ασφάλιση δεδομένων» – τις περισσότερες φορές μοιάζει με περιττό κόστος. Δηλαδή εκτός κι αν γίνει κάτι. Αυτές οι λύσεις συνήθως αποδίδονται μετά από έναν μόνο έλεγχο ή νομική υπόθεση όπου η εταιρεία αποδεικνύεται ότι συμμορφώνεται ή είναι αθώα. Για την ακρίβεια, η υιοθέτηση του Η τεχνολογία αρχειοθέτησης πληροφοριών έχει αποδειχθεί ότι μειώνει τον νομικό κίνδυνο κατά 62%.
Καθώς όλο και περισσότεροι οργανισμοί συνειδητοποιούν τα πλεονεκτήματα του λογισμικού αρχειοθέτησης δεδομένων, η βιομηχανία αρχειοθέτησης γνωρίζει σημαντική ανάπτυξη. Σύμφωνα με το πρόσφατο Έκθεση Radicati Information Archiving Market 2020-2024αυτή τη στιγμή είναι πάνω από 6 δισεκατομμύρια δολάρια και είναι αναμένεται να αυξηθεί σε σχεδόν 9 εκατομμύρια δολάρια μέχρι το τέλος του 2024.
Η Jatheon είναι ειδικός στην αρχειοθέτηση δεδομένων για επιχειρήσεις που παρέχει λύσεις εσωτερικής αρχειοθέτησης, cloud και εικονικής αρχειοθέτησης σε ρυθμιζόμενες βιομηχανίες για να βοηθήσει με τη συμμόρφωση, τη νομική διαχείριση και τη διακυβέρνηση δεδομένων.
Εάν θέλετε να μάθετε πώς η εταιρεία σας μπορεί να επωφεληθεί από τη συνεργασία με την Jatheon, ή Επικοινωνήστε μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες.
