Η απόφαση για την υιοθέτηση μιας συγκεκριμένης λύσης αρχειοθέτησης email θα πρέπει να βασίζεται σε διάφορους παράγοντες – το μέγεθος της εταιρείας σας, τις απαιτήσεις αποθήκευσης και το πιο σημαντικό, τις νομικές υποχρεώσεις σας βάσει των πράξεων συμμόρφωσης – όπως HIPAA ή Sarbanes-Oxley.
Για να σας βοηθήσουμε να βρείτε το κατάλληλο λογισμικό αρχειοθέτησης για την επιχείρησή σας, δημιουργήσαμε μια λίστα με τις απαραίτητες λειτουργίες λογισμικού αρχειοθέτησης email που σχετίζονται με τη συμμόρφωση και τον εντοπισμό. Σε περίπτωση που χρειάζεστε ένα γρήγορο σημείο αναφοράς, κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι το τέλος για μια λίστα ελέγχου λειτουργιών λογισμικού αρχειοθέτησης email.
Χαρακτηριστικά του εργαλείου αρχειοθέτησης email: Γιατί έχουν σημασία
Για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, ειδικά εκείνων που δεν λειτουργούν σε ρυθμιζόμενες βιομηχανίες, η αρχειοθέτηση email θα είναι ένα εργαλείο παραγωγικότητας και ένας πολύ καλός τρόπος για να μετακινήσετε παλιά email από υπερφορτωμένους διακομιστές email σε μια ασφαλή τοποθεσία όπου μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά αυτά τα δεδομένα. Η εξάρτηση από τα αρχεία PST θα μειωθεί, ενώ οι διαχειριστές θα μπορούν να πραγματοποιούν αναζήτηση στα αρχεία για συγκεκριμένα μηνύματα κατά παραγγελία.
Ανάγνωση: Ο απόλυτος οδηγός για την αρχειοθέτηση email για νεοσύστατες επιχειρήσεις και μικρομεσαίες επιχειρήσεις
Σε μια μεγαλύτερη επιχείρησηεξακολουθούν να ισχύουν οι λόγοι που αναφέρονται, αλλά ζητήματα συμμόρφωσης τείνουν να είναι ο κύριος μοχλός της αρχειοθέτησης email. Για το σκοπό αυτό, οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης και οι διαχειριστές πρέπει να έχουν τη δυνατότητα πρόσβαση και ανάκτηση email μέσα σε λίγα λεπτά, χωρίς να χρειάζεται να καλέσετε μια ομάδα SWAT ή να κάνετε τράτα μέσω πολύπλοκων αρχείων αντιγράφων ασφαλείας. Με άλλα λόγια, μια premium λύση αρχειοθέτησης πρέπει να έχει εξαιρετική δυνατότητες ediscovery.
Ανεξάρτητα από το αν ο οργανισμός σας επιλέγει μια συσκευή αρχειοθέτησης ή μια λύση αρχειοθέτησης email που βασίζεται σε σύννεφο, υπάρχουν ορισμένες δυνατότητες λογισμικού που θα πρέπει να αναζητήσετε για να διασφαλίσετε τη σωστή διαχείριση αρχείων και τη συμμόρφωση.
Ως εμπειρικός κανόνας, πρέπει να είναι ένα καλό λογισμικό αρχειοθέτησης email γρήγορα και σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τα δεδομένα σας χωρίς να σας προκαλεί επιπλέον πονοκέφαλο.
Πρέπει να είναι απλό στη χρήση και Εχω μια διαισθητική διεπαφή που επιτρέπει την αβίαστη αρχειοθέτηση.
Για να ελέγξετε αυτό το πλαίσιο eDiscovery και να αποτρέψετε την καταστροφή και την κλοπή αποδεικτικών στοιχείων, θα πρέπει να αναζητήσετε ένα πρόγραμμα αρχειοθέτησης email που να πλήρως ασφαλής και αδιάβροχο.
Με ένα καλά σχεδιασμένο λογισμικό αρχειοθέτησης email, οι χρήστες σας δεν θα χρειαστεί να αναζητήσουν το εγχειρίδιο οδηγιών. Εκτός από την απλότητα και τη σχεδίαση με επίκεντρο τον χρήστη, το λογισμικό αρχειοθέτησής σας πρέπει να διαθέτει εξελιγμένα χαρακτηριστικά που θα σας επιτρέψει να να εντοπίσετε και να ανακτήσετε εύκολα αρχεία.
Τούτου λεχθέντος, ας δούμε τα βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει το εργαλείο αρχειοθέτησής σας.
1. Περιεκτική μηχανή αναζήτησης
Η λύση αρχειοθέτησης email σας πρέπει να έχει μια μηχανή αναζήτησης εύκαμπτος, ολοκληρωμένη και απλή στη χρήση. Θα δώσει στους διαχειριστές και τους υπαλλήλους τη δυνατότητα να αναζητούν συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνομιλίες.
- Μια καλή λειτουργικότητα αναζήτησης θα περιέχει μια ποικιλία κριτηρίων αναζήτησης και να είναι δυνατότητα αναζήτησης σε συνημμένα .pdf και word.
- Εάν καταλήξετε με μεγάλο αριθμό αποτελεσμάτων, θα πρέπει να υπάρχει μια επιλογή που ονομάζεται „υποαναζήτηση“ ή „αναζήτηση μέσα σε μια αναζήτηση” που θα σας βοηθούσε να περιορίσετε τα αποτελέσματά σας.
- Προκειμένου οι χρήστες να διαχειρίζονται κατάλληλα το αρχείο, Η αναζήτηση πρέπει να συνδυάζεται με διάφορες επιλογές μηνυμάτων, όπως εξαγωγή, προώθηση, εκτύπωση, επαναφορά και τα λοιπά.
Ωστόσο, η κλασική λειτουργικότητα αναζήτησης δεν θα σας πάει μακριά αν αναζητάτε ένα μόνο άπιαστο μήνυμα email και αναζητάτε σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι ζωτικής σημασίας να διαθέτει το αρχείο αρχειοθέτησης email σας προηγμένη λειτουργία αναζήτησης. Έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τους αξιωματικούς συμμόρφωσης και τους διαχειριστές να εκτελούν πιο περίπλοκες και απαιτητικές αναζητήσεις.
Σας αφήνει δομήστε καλύτερα την αναζήτησή σας, συνδυάστε πολλαπλές επιλογές αναζήτησης και τελεστές προσθέτοντας πεδία και μπλοκ για να εντοπίσετε τα σωστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εκατομμύρια άλλα. Η σύνθετη αναζήτηση σάς δίνει έναν διαχειρίσιμο αριθμό αποτελεσμάτων, ακόμα κι αν κάνετε αναζήτηση σε terabyte δεδομένων email.
Εδώ είναι πώς φαίνεται στην πράξη:
2. Υποστήριξη eDiscovery και Συμμόρφωσης
Η λύση σας πρέπει να εγγυάται α απαραβίαστο αρχείο. Ένα από τα πιο προφανή πλεονεκτήματα της αρχειοθέτησης email είναι ότι αποτρέπει την αλλαγή, τη διαγραφή, την κακή χρήση ή τη μετακίνηση των σημαντικών αρχείων σας.
Αυτό είναι σημαντικό επειδή η εταιρεία πρέπει να αποδείξει την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα των εν λόγω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε περίπτωση που χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία σε δικαστήριο.
Νομική κράτηση είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιούν οι οργανισμοί για να διατηρήσουν σχετικές ηλεκτρονικά αποθηκευμένες πληροφορίες όταν αυτές προβλέπουν δικαστικές διαμάχες, έρευνα ή ένα έλεγχος.
Αυτό σημαίνει ότι ορισμένα ηλεκτρονικά αρχεία πρέπει να διατηρηθούν μετά την αρχική περίοδο διατήρησής τους.
Αυτή η δυνατότητα λογισμικού επιτρέπει στους διαχειριστές και τους υπαλλήλους συμμόρφωσης να εφαρμόζουν νόμιμη κράτηση σε γραμματοκιβώτια ορισμένων χρηστών και επομένως διατηρούν την επικοινωνία τους επ‘ αόριστον ή μέχρι να επιλυθεί η υπόθεση.
Ανάγνωση: Γιατί το Legal Hold είναι ένα χαρακτηριστικό που πρέπει να έχετε στην αρχειοθέτηση email
Μία από τις βασικές απαιτήσεις τόσο των ρυθμιστικών αρχών συμμόρφωσης όσο και των νομικών ομάδων είναι αυτή όλα τα δεδομένα πρέπει να διατηρηθούν στην αρχική τους κατάσταση.
3. Επαρκής Ευρετηρίαση
Όταν ένα email φτάσει στο σύστημα αρχειοθέτησης, διαβάζεται βάσει μιας λίστας καθορισμένων κριτηρίων. Στη συνέχεια, το σύστημα δημιουργεί μια λίστα όρων (που ονομάζεται ευρετήριο) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως κριτήρια αναζήτησης αργότερα.
Μια καλή λύση αρχειοθέτησης θα έχει τη δυνατότητα αναζήτησης όχι μόνο βάσει κοινών κριτηρίων όπως το θέμα του email, ο αποστολέας και ο παραλήπτης, αλλά και αναζητήστε συνημμένα, συνομιλίες, μέγεθος μηνύματος και μέγεθος συνημμένου.
Αυτό το χαρακτηριστικό είναι ζωτικής σημασίας διευκολύνει την αναζήτησή σας και εν τέλει βελτιώνει την απόκρισή σας στο eDiscovery επιτρέποντας τη γρήγορη εξαγωγή των κατάλληλων αρχείων για την υποστήριξη νομικών αιτημάτων και εσωτερικών αιτημάτων για δεδομένα.
Πολλές λύσεις κάνουν πολύ καλή δουλειά στην ευρετηρίαση των κριτηρίων κεφαλίδας email και των σωμάτων μηνυμάτων, αλλά πολύ λίγες μπορούν πραγματικά συνημμένα ευρετηρίουπόσο μάλλον αναζήτηση σε συμπιεσμένα αρχεία. Μερικές φορές οι κρίσιμες για την επιχείρηση πληροφορίες που αναζητάτε βρίσκονται στη συνημμένη τεκμηρίωση, επομένως βεβαιωθείτε ότι η λύση αρχειοθέτησης email σας μπορεί να ευρετηριάσει και να πραγματοποιήσει αναζήτηση και σε αυτά τα αρχεία.
4. Προσαρμόσιμη Πολιτική διατήρησης email
Οι πολιτικές διατήρησης email εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από κυβερνητικούς, κρατικούς και βιομηχανικούς κανονισμούς που οδηγούν την αρχειοθέτηση email και μπορεί να διαφέρουν σημαντικά από πολιτεία σε πολιτεία.
Οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης και οι νομικές ομάδες είναι επιφορτισμένοι με τη μελέτη των σχετικών νόμων και τη δημιουργία πολιτικών αρχειοθέτησης email που τους αντικατοπτρίζουν.
Μια λύση αρχειοθέτησης email με καλή διαχείριση πολιτικής όχι μόνο θα σας το επιτρέψει ρύθμιση και αυτοματοποίηση μια συγκεκριμένη πολιτική, αλλά και εξαλείφει την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους και αποτρέψτε την παραβίαση των αρχειοθετημένων δεδομένων.
Μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης, τα δεδομένα θα διαγραφούν αυτόματα από το σύστημά σας (συνήθως μετά από 7 χρόνια), καθώς δεν χρειάζονται πλέον για λόγους συμμόρφωσης. Θα λάβετε επίσης ένα πρόσθετο πλεονέκτημα του φρέσκου χώρου αποθήκευσης.
5. Πρόσβαση στο αρχείο
Τέλος, τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να διαθέτουν μια δυνατότητα που επιτρέπει σε μια εταιρεία να χρησιμοποιεί το αρχείο ως αποθήκη γνώσης. Με αυτόν τον τρόπο, οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να εξάγουν μηνύματα και δεδομένα από αυτό όταν απαιτείται. Το πλεονέκτημα αυτής της δυνατότητας είναι ότι επιτρέπει στους εξουσιοδοτημένους χρήστες να εκτελούν την εργασία τους χωρίς να χρειάζεται να συμβουλευτούν ή να ενοχλήσουν οποιοδήποτε προσωπικό πληροφορικής.
Μια καλή λύση αρχειοθέτησης email συνοδεύεται επίσης διαμορφώσιμους ρόλους χρήστη. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ορίσετε μόνοι σας τα επίπεδα πρόσβασης έλεγχος δικαιωμάτων και πρόσβασης στο αρχείο.
Οι τελικοί χρήστες θα έχουν συνήθως πρόσβαση μόνο στο γραμματοκιβώτιό τους, ενώ οι διαχειριστές και οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης έχουν ειδικά δικαιώματα και μπορούν να κάνουν αναζήτηση μέσω της αλληλογραφίας όλων.
ο χαρακτηριστικό της διαδρομής ελέγχου επιτρέπει στα υπεύθυνα μέλη του προσωπικού να παρακολουθούν και να καταγράφουν τις δραστηριότητες των χρηστών, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας για την πρόληψη των προσπαθειών διαγραφής ή τροποποίησης ορισμένων δυνητικά ενοχοποιητικών πληροφοριών.
Λίστα ελέγχου λειτουργιών λογισμικού αρχειοθέτησης email
Τώρα που ξέρετε πώς κάθε μία από τις λειτουργίες για τις οποίες μιλήσαμε ταιριάζει στις προσπάθειες διαχείρισης αρχείων σας, ακολουθεί μια γρήγορη σύνοψη των βασικών λειτουργιών που πρέπει να διαθέτει το λογισμικό αρχειοθέτησης για να πληροί διάφορες απαιτήσεις συμμόρφωσης για φέτος και μετά.
Το λογισμικό αρχειοθέτησης email σας θα πρέπει να μπορεί:
- εκτελέστε αναζητήσεις με βάση το θέμα του email, τον αποστολέα, τον παραλήπτη και το κύριο κείμενο
- αναζητήστε συνημμένα, συνομιλίες, μέγεθος μηνύματος και μέγεθος συνημμένου
- ευρετηρίαση συνημμένων και συμπιεσμένων αρχείων και αναζήτηση σε αυτά τα συνημμένα, συμπιεσμένα αρχεία, καθώς και αρχεία .pdf και docx
- υποστηρίζει σύνθετες αναζητήσεις που συνδυάζουν μια σειρά από κριτήρια αναζήτησης για να περιορίσουν τα αποτελέσματα αναζήτησης
- σας επιτρέπουν να ορίσετε προσαρμοσμένες πολιτικές διατήρησης email
- σας επιτρέπει να διαμορφώνετε τους ρόλους των χρηστών με βάση τα δικαιώματα
- ενεργοποιήστε την πρόσβαση στο αρχείο στους υπαλλήλους σας με βάση τις ανάγκες/άδειες
- παρακολουθεί και καταγράφει τις δραστηριότητες των χρηστών
- ομαδοποιήστε και οργανώστε τα email για εύκολη διαχείριση (νομική υπόθεση).
- διαγράφει αυτόματα τα μηνύματα μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης
- εξαγωγή σε διάφορες μορφές
- σας επιτρέπει να εφαρμόζετε νόμιμες ετικέτες αναμονής και να διατηρείτε ανέπαφα τα αρχεία για νομικούς σκοπούς
- διατήρηση όλων των δεδομένων σε αμετάβλητη μορφή WORM
Σε περίπτωση που εργάζεστε στον τομέα της εκπαίδευσης ή της κυβέρνησης και θέλετε να μάθετε για συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει η λύση αρχειοθέτησής σας, αυτές οι αναλυτικές λίστες ελέγχου συμμόρφωσης θα σας φανούν χρήσιμες:
Η Jatheon είναι ειδικός στην αρχειοθέτηση δεδομένων που παρέχει σε οργανισμούς σε ρυθμιζόμενες βιομηχανίες λύσεις αρχειοθέτησης on-premise, cloud και εικονικών email για περισσότερα από 15 χρόνια. Εάν θέλετε να μάθετε πώς ο οργανισμός σας μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις συμμόρφωσης και να μειώσει το κόστος eDiscovery χρησιμοποιώντας το λογισμικό αρχειοθέτησης email της Jatheon, απλώς επικοινωνήστε μαζί μας ή .
