Αρχειοθέτηση email του Office 365: Εύρεση εναλλακτικής λύσης

Το 2011, η Microsoft σχεδίασε την πλατφόρμα cloud του Office 365 και συγκεντροποίησε τις υπάρχουσες υπηρεσίες της, συμπεριλαμβανομένων των Exchange, SharePoint και Skype.

Έξι χρόνια αργότερα, τα έσοδα του Office 365 ξεπέρασαν εκείνα των συμβατικών πωλήσεων αδειών χρήσης λογισμικού Microsoft Office για πρώτη φορά.

Σήμερα, τα ποσοστά υιοθεσίας παραμένουν ισχυρά.

Καθώς οι οργανισμοί συρρέουν προς το O365 ως ένα ενιαίο κατάστημα για τη διαχείριση email, κοινωνικής δικτύωσης, VoIP και διασκέψεων, ορισμένοι από αυτούς εξετάζουν επίσης το ενδεχόμενο να υιοθετήσουν τις δυνατότητες αρχειοθέτησης email του O365 (ονομάζεται In-Place Archiving).

Η Microsoft προσφέρει διαδικτυακή αρχειοθέτηση του Exchange και υπόσχεται να λύσει τις προκλήσεις συμμόρφωσης, κανονιστικών ρυθμίσεων και ediscovery.

Αλλά μπορεί Αρχειοθέτηση email του Office 365 ταιριάζει με τη λειτουργικότητα που προσφέρουν εξειδικευμένες λύσεις τρίτων; Το εξερευνήσαμε για εσάς.

1. Διεπαφή χρήστη αρχειοθέτησης επιτόπου

Η διεπαφή του αρχείου email του Office 365 μπορεί να είναι συντριπτική σε ορισμένους χρήστες. Ακόμη και ο ειδικός μας για την αρχειοθέτηση email δυσκολεύτηκε να εκτελέσει βασικές εργασίες, όπως η ανάθεση ρόλων σε χρήστες ή η ρύθμιση επιπέδων αδειών.

Πρέπει να είστε διαχειριστής για να μπορείτε να χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα άνετα. Ακόμη και τότε, απαιτεί σοβαρή προσπάθεια.

2. Εισαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παλαιού τύπου

Η απορρόφηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παλαιού τύπου στο Office 365 Η επιτόπια αρχειοθέτηση μπορεί να είναι μια δύσκολη δουλειά.

Ταυτόχρονα, οι λύσεις αρχειοθέτησης email τρίτων έχουν αυτοματοποιημένη εισαγωγή email παλαιού τύπου και δεν απαιτούν ιδιαίτερες γνώσεις ή δεξιότητες. Όλα εισάγονται από την κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου σε μορφές αρχείων EML ή PST.

Το Office 365 είναι ένας διακομιστής email που χειρίζεται επίσης αρχεία, λίστες διανομής και ημερολόγια και μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά μόνο εάν η ισχύς επεξεργασίας και η χρήση του χώρου στο δίσκο βρίσκονται σε ισορροπία. Εάν επιβαρύνεστε με 50 εκατομμύρια email παλαιού τύπου, μπορείτε να περιμένετε να σταματήσει.

3. Αρχειοθέτηση email του Office 365: Εξαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στο O365, μπορείτε να εξάγετε αρχεία σε ένα γραμματοκιβώτιο και να λάβετε έναν αριθμό αρχείων PST – με σημαντικούς περιορισμούς.

Εν τω μεταξύ, οι λύσεις αρχειοθέτησης email τρίτων προσφέρουν απαράμιλλη εξαγωγή σε σύγκριση με την αρχειοθέτηση του Office 365, καθώς συνήθως μπορείτε να κάνετε εξαγωγή σε μορφές αρχείων PST, EML και PDF με μεγαλύτερη ταχύτητα και σταθερότητα.

Η εξαγωγή σε PDF είναι ένας βολικός τρόπος εκφόρτωσης email, ιδιαίτερα χρήσιμος για μικρότερες εξαγωγές και αναφορές. Επιτρέπει επίσης την εύκολη επεξεργασία.

Αν και οι μαζικές μετεγκαταστάσεις δεν είναι ο πρωταρχικός σκοπός των λύσεων αρχειοθέτησης email, ορισμένοι αρχειοθέτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν μια ισχυρή λειτουργία μαζικής εξαγωγής.

Με το Jatheon, για παράδειγμα, το προεπιλεγμένο μέγιστο μέγεθος του εξαγόμενου αρχείου PST είναι 3 GB, αλλά μπορεί να προσαρμοστεί έως και 64 GB, ανάλογα με το συνολικό μέγεθος RAM. Επιπλέον, η προηγμένη εξαγωγή του Jatheon εκτελείται αθόρυβα στο παρασκήνιο και ελευθερώνει τη διεπαφή χρήστη για άλλες εργασίες.

4. Εκτέλεση αναζήτησης στο Exchange Search

Η λειτουργία αναζήτησης στο αρχείο email του Office 365 (που ονομάζεται Αναζήτηση Exchange) συνοδεύεται από ορισμένους περιορισμούς. Κατά κύριο λόγο, η Αναζήτηση Exchange δεν μπορεί να βρει λέξεις με ορθογραφικά λάθη ή να χρησιμοποιήσει παραμέτρους εγγύτητας.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να πραγματοποιήσετε πολλαπλές αναζητήσεις για να εντοπίσετε τις λέξεις «υπάλληλος», «απασχολεί» «απασχολούμενος» ή «σχέσεις εργαζομένων» και «σχέσεις μεταξύ εργαζομένων».

Από την άλλη πλευρά, οι λύσεις αρχειοθέτησης τρίτων έχουν αξιοζήλευτες δυνατότητες προηγμένης αναζήτησης που σας επιτρέπουν να κάνετε αναζήτηση σε terabyte δεδομένων, να περιορίζετε την αναζήτησή σας και να φιλτράρετε τα αποτελέσματα αναζήτησης, αφήνοντάς σας έναν διαχειρίσιμο όγκο δεδομένων.

Θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό διάφορων παραμέτρων αναζήτησης, Boolean τελεστών, αναζητήσεων με χαρακτήρες μπαλαντέρ και λογικής ασαφούς και εγγύτητας για να εντοπίσετε ένα μόνο email ανάμεσα σε εκατομμύρια άλλα.

5. Επιτόπια αναμονή, αναμονή δικαστικών διαφορών και επιτόπια ανακάλυψη

Το Office 365 δίνει στους τελικούς χρήστες την ελευθερία να διαχειρίζονται και να χειρίζονται τα email τους και δεν προσφέρει πολύ έλεγχο σε αυτό που κάνουν. Προσφέρουν λειτουργίες In-Place Hold, Litigation Hold και In-Place Discovery για να βοηθήσουν τους οργανισμούς να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.

Ωστόσο, η λύση της Microsoft διαθέτει μια πολύ βασική δυνατότητα πολιτικής διατήρησης όπου οι χρήστες μπορούν να εφαρμόζουν ετικέτες για να διατηρήσουν το δικό τους email. Για να διασφαλιστεί η πλήρης συμμόρφωση και να αποτραπεί η σκόπιμη ή ακούσια διαγραφή σημαντικών επιχειρηματικών δεδομένων, τέτοιες εργασίες δεν θα πρέπει να αφήνονται στους τελικούς χρήστες.

Η ύπαρξη ενός αμετάβλητου αρχείου είναι απαραίτητη για επιτυχείς ελέγχους ediscovery και συμμόρφωσης. Εάν οι τελικοί χρήστες μπορούν να τροποποιήσουν ή ακόμα και να διαγράψουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως μπορούν στο O365, ο οργανισμός σας ενδέχεται να μην είναι σε θέση να αποδείξει τη συμμόρφωση.

Ένα άλλο σημαντικό μειονέκτημα του αρχείου email του Office 365 είναι ότι το προεπιλεγμένο όριο των αποτελεσμάτων αναζήτησης είναι τα 250 αποτελέσματα, το οποίο σπάνια επαρκεί για οποιαδήποτε νομική υπόθεση μεγάλης κλίμακας. Δεν είναι επίσης δυνατή η αναζήτηση σε συμπιεσμένα αρχεία.

Ταυτόχρονα, λύσεις τρίτων μπορούν να κάνουν αναζήτηση σε διάφορους τύπους αρχείων—και συνημμένα—και έχουν τη δυνατότητα ελέγχου – ένα αρχείο καταγραφής μόνο για ανάγνωση που επιτρέπει στους χρήστες με ειδικά δικαιώματα (διαχειριστές, στελέχη συμμόρφωσης, HR και νομικά τμήματα) να παρακολουθούν, να ελέγχουν και να ελέγχουν τις δραστηριότητες όλων στην πλατφόρμα αρχειοθέτησης.

Οι διαχειριστές μπορούν να ελέγξουν εάν έχουν πραγματοποιηθεί αναζήτηση σε συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά, ποιοι χρήστες αναζήτησαν ποια δεδομένα, αν προσπάθησαν να τροποποιήσουν ορισμένους κανόνες ή αν κάποιος προσπάθησε να υπερβεί την εξουσία τους. Δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα στο O365, το οποίο είναι προβληματικό από κανονιστική άποψη.

6. Τακτοποιημένα και χρήσιμα χαρακτηριστικά αρχειοθέτησης

Οι προμηθευτές που ειδικεύονται στην αρχειοθέτηση email έχουν αφιερώσει χρόνο για να εξερευνήσουν και να εφαρμόσουν πολλές μικρές, αλλά πολύ χρήσιμες λειτουργίες, πολλές από τις οποίες βασίζονται στα σχόλια των πελατών.

Αυτά είναι μερικά μόνο από τα χαρακτηριστικά που δεν περιέχει το O365, αλλά είναι απαραίτητα στην καθημερινή ζωή των υπαλλήλων συμμόρφωσης.

• Προσθήκη σχολίου σε ένα email – Ένας υπεύθυνος συμμόρφωσης μπορεί να προσθέσει ένα σχόλιο το οποίο θα είναι ορατό σε άλλους CO, αλλά όχι στους τελικούς χρήστες.
• Μοιραστείτε μια αναζήτηση – Επιτρέπει στους υπεύθυνους συμμόρφωσης και στους διαχειριστές να μοιράζονται μια αναζήτηση με συγκεκριμένους χρήστες ή ομάδες χρηστών
• Επαναλάβετε την πρόσφατη αναζήτηση – Οι χρήστες μπορούν να ελέγξουν τη λίστα των αναζητήσεων που πραγματοποιήθηκαν πρόσφατα ακόμα κι αν δεν την έχουν αποθηκεύσει.
• Προηγμένες και προσαρμόσιμες αναλύσεις δεδομένων – Ένας πίνακας ελέγχου με αναφορές και στατιστικά στοιχεία που μπορούν να προσαρμοστούν και να παραδοθούν σε ένα γραμματοκιβώτιο της επιλογής σας.
• Συσχέτιση γραμματοκιβωτίου – Επιτρέπει στους υπευθύνους συμμόρφωσης να ορίσουν ποια ομάδα χρηστών επιτρέπεται να πραγματοποιεί αναζήτηση μέσω συγκεκριμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Κατάργηση διπλότυπων email και συνημμένων – Βεβαιωθείτε ότι έχει αρχειοθετηθεί μόνο μία παρουσία email και συνημμένου για τη βελτιστοποίηση της χρήσης του χώρου στο δίσκο.

7. Κόστος τιμολόγησης αρχειοθέτησης email του Office 365

Στην αρχειοθέτηση email, πολύ λίγα πράγματα μπορούν να μειώσουν τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας πιο δραματικά από τα ανενεργά γραμματοκιβώτια.

Οι οργανισμοί συχνά εκπλήσσονται δυσάρεστα όταν ανακαλύπτουν ότι πρέπει να πληρώσουν το ίδιο τόσο για ενεργά όσο και για παλαιού τύπου γραμματοκιβώτια.

Αυτό είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα με την αρχειοθέτηση του Office 365 – καθώς οι υπάλληλοι εγκαταλείπουν τον οργανισμό και αντικαθίστανται από νέους, θα πρέπει να πληρώσετε για όλα αυτά τα γραμματοκιβώτια.

Με μια λύση αρχειοθέτησης email τρίτου κατασκευαστή, ειδικά εάν πρόκειται για λύση εσωτερικής εγκατάστασης πληρώνεται ανά χωρητικότητα και όχι ανά γραμματοκιβώτιο, δεν θα έχετε επιπλέον κόστος για γραμματοκιβώτια παλαιού τύπου. Αυτό θα επιτρέψει μεγαλύτερη προβλεψιμότητα του κόστους και δεν θα θέσει σε κίνδυνο τις προσπάθειές σας για συμμόρφωση.

Επιτόπια αρχειοθέτηση του Office 365: Ζυγίζονται τα υπέρ και τα κατά

Αν και το O365 είναι ένα προϊόν πρώτης κατηγορίας όσον αφορά τους διακομιστές email, εξακολουθεί να στερείται των απαραίτητων δυνατοτήτων αρχειοθέτησης email, eDiscovery και συμμόρφωσης που προσφέρονται από εταιρείες αρχειοθέτησης email που έχουν ειδικευτεί σε αυτό.

Το Office 365 είχε οραματιστεί ως διακομιστής email και αυτή παραμένει η κύρια εφαρμογή του. Έχοντας αυτό κατά νου, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι η σύνθετη αναζήτηση, η εξαγωγή, οι άδειες, οι έλεγχοι και άλλες λειτουργίες δεν αποδίδουν πάντα στο ίδιο επίπεδο με εκείνες που προσφέρονται από εξειδικευμένες εταιρείες.

Με άλλα λόγια, το Microsoft Office 365 πρέπει να σταθεροποιήσει και να βελτιώσει τις δυνατότητες αρχειοθέτησης email για να μπορέσει να ταιριάξει με τους υπάρχοντες προμηθευτές που ειδικεύονται στην αρχειοθέτηση εταιρικών πληροφοριών.